東英測繪——儀器設(shè)備的檔案管理

一、儀器設(shè)備檔案的記錄至少包括以下的八個(gè)方面的:

1.設(shè)備及其軟件的識(shí)別；

2.制造商名稱、型號(hào)、出廠編號(hào);

3.對設(shè)備是否符合規(guī)范的核查;

4.儀器設(shè)備存放的位置;

5.制造商的說明書，或指明其存放地點(diǎn);

6.所有檢定/校準(zhǔn)、核查報(bào)告和證書;

7.設(shè)備維護(hù)計(jì)劃以及維護(hù)記錄；

8.設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備的采購、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準(zhǔn)確地、完整的反映設(shè)備從采購到報(bào)廢整個(gè)過程的狀態(tài)信息。

二、儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度不完善

部分檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，明確相關(guān)部門以及人員職責(zé)，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機(jī)制。

2. 2檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，主要體現(xiàn)在部分檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室，雖然制定了相應(yīng)的檔案管理規(guī)程，但因?qū)x器設(shè)備檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致相關(guān)制度形同虛設(shè)，儀器設(shè)備檔案工作落實(shí)不到位。

2. 3檔案管理人員隊(duì)伍力量薄弱

目前，部分實(shí)驗(yàn)室的儀器使用部門都沒有設(shè)置儀器設(shè)備檔案管理員。部分實(shí)驗(yàn)室雖然在儀器使用部門設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)、不清楚究竟應(yīng)該怎樣進(jìn)行設(shè)備檔案管理工作，無法正確的、及時(shí)地收集、整理和歸檔儀器設(shè)備檔案資料。另外，實(shí)驗(yàn)人員流動(dòng)變化大，有時(shí)候會(huì)存在因交接不到位而導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

2. 4檔案利用率低

目前儀器設(shè)備檔案的一個(gè)比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購及驗(yàn)收相關(guān)材料，隨后使用過程中形成的檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查、維護(hù)、維修、甚至改動(dòng)材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢不方便。

三、針對儀器檔案管理問題的解決對策

針對儀器設(shè)備檔案管理存在的問題，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)可采取以下對策:

3. 1完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如，制定嚴(yán)格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設(shè)備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案存放場地的環(huán)境設(shè)施要求、儀器設(shè)備使用及管理部門的任務(wù)分工、儀器設(shè)備檔案管理員崗位職責(zé)等等。此外，檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)制定監(jiān)督和考核機(jī)制，以便對儀器設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促。

3. 2提高儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)

首先，需要檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)帶頭提高對儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)，了解儀器設(shè)備檔案管理對于實(shí)驗(yàn)室管理的重要作用。其次，實(shí)驗(yàn)室可通過培訓(xùn)、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理的體系文件，普及儀器設(shè)備檔案管理知識(shí)，提升員工儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)。

3. 3加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

儀器設(shè)備從招標(biāo)采購到報(bào)廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀器設(shè)備檔案管理工作需要相關(guān)部門合力才能完成。檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室可以組建一支由儀器設(shè)備管理部門總管，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設(shè)備檔案管理隊(duì)伍。利用各部門在儀器設(shè)備檔案管理中分工的不同，有機(jī)協(xié)調(diào)地進(jìn)行儀器設(shè)備檔案的建立到銷毀整個(gè)過程的收集、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理。

定期組織人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，強(qiáng)化人員儀器設(shè)備檔案管理能力，加深各個(gè)部門的儀器設(shè)備檔案管理員對自身崗位職責(zé)的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應(yīng)積極主動(dòng)與儀器使用部門的檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)收集并歸檔儀器設(shè)備在安裝調(diào)試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。

組織應(yīng)制定適當(dāng)崗位激勵(lì)政策，提高儀器設(shè)備檔案管理員工作的積極性。

3. 4建立動(dòng)態(tài)的儀器設(shè)備臺(tái)賬

儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室需建立可以實(shí)時(shí)更新的儀器設(shè)備臺(tái)賬，尤其是電子臺(tái)賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計(jì)儀器相關(guān)信息。臺(tái)賬信息包括儀器設(shè)備的名稱、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、出廠編號(hào)、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號(hào)、采購價(jià)格、檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查、儀器運(yùn)行狀態(tài)、是否已報(bào)廢、檔案借閱情況等信息，隨時(shí)可以應(yīng)對各項(xiàng)報(bào)表，包括經(jīng)常統(tǒng)計(jì)的固定資產(chǎn)總價(jià)值、報(bào)廢的設(shè)備統(tǒng)計(jì)總表等。

3. 5嚴(yán)格檔案的借閱制度

為了保證儀器設(shè)備檔案資料的完好，應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借用、歸還、交接驗(yàn)收制度，避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊等隨機(jī)技術(shù)文件，在辦理歸檔手續(xù)后，可復(fù)印相關(guān)材料給使用部門:如果復(fù)印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

3. 6推進(jìn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在滿足實(shí)驗(yàn)室管理體系對儀器設(shè)備檔案管理的要求的前提下，檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實(shí)際情況利用電子科技技術(shù)，開發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包含儀器設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設(shè)備檔案信息模塊，完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設(shè)備儀器檔案資料的實(shí)際需要。

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